Nasze podpowiedzi, o czym powinniśmy pamiętać przed wyborem odpowiedniego miejsca na konferencję.

Sala konferencyjna jest miejscem reprezentacyjnym. To tutaj spotykamy się ze swoimi partnerami biznesowymi, klientami, kontrahentami czy pracownikami – jednym słowem z osobami na których bardzo nam zależy. To z reguły na organizatora przypada rola gospodarza, dlatego z pewnością zależy mu na tym, by zaproszeni goście czuli się dobrze i swobodnie, zupełnie jakby organizował spotkanie u siebie w domu. Właśnie dlatego miejsce do którego zapraszamy swoich Gości nie może być wybrane przypadkowo, a planując konferencję warto dokładnie przeanalizować potencjał miejsca w którym się ona odbędzie. Jest kilka kluczowych kwestii na które warto zwrócić szczególną uwagę i właśnie w tej części bloga chcemy przedstawić nasze spostrzeżenia na ten temat.

1. Pierwsze wrażenie.

Sala konferencyjna musi się dobrze prezentować już „na wejściu”. Pierwsze wrażenie jest bardzo ważne i to często od niego zależy powodzenie całego spotkania. Warto więc postawić na nowoczesność i elegancję. Dopilnujmy by sala była czysta i świeża, odpowiednio dobrana do charakteru wydarzenia i aby dawała poczucie komfortu i przestrzeni zarówno uczestnikom jak i prowadzącym. Pamiętajmy również o sprawdzeniu stanu umeblowania i wyposażenia, czy nie jest zniszczone i niesprawne. Pierwsze wrażenie jest tylko raz i nie wolno tego zmarnować!

2. Wielkość i jasność sali.

Te dwa aspekty mają ogromne znaczenie zarówno dla wygody i samopoczucia uczestników, jak i ze względu na dobór odpowiedniego sprzętu projekcyjnego, który powinien być dopasowany do specyfiki pomieszczenia. Zwróćmy uwagę jakie możliwości ustawienia mebli posiada sala (podkowa, ustawienie teatralne, czy warsztatowe) i dostosujmy układ odpowiedni do specyfiki spotkania i wielkości grupy. Kolejnym ważnym aspektem jest dostęp do światła dziennego i opcja regulacji jego natężenia, a także możliwość przewietrzenia sali w trakcie przerwy. Świeże powietrze dobrze wpływa na koncentrację i kreatywne myślenie i powoduje że jesteśmy mniej senni. Musimy pamiętać, że możliwość przewietrzenia pomieszczenia nie jest taka oczywista, na wysokich piętrach nowoczesnych budynków w których okna z reguły nie są uchylne a zainstalowane systemy cyrkulacji powietrza często pozostawiają wiele do życzenia. Warto przyjrzeć się również architekturze pomieszczenia, czy nie posiada ograniczeń które przeszkadzają w interakcji między osobą prowadzącą spotkanie, a uczestnikami. Wnęki czy filary występują w wielu dużych salach konferencyjnych, a osoby które zajmują miejsce w ich pobliżu często mają problemy z widocznością. Na szczęście istnieją sposoby, aby zniwelować tę niedogodność.

3. Wyposażenie.

To bardzo ważny aspekt który musimy koniecznie wziąć pod uwagę przy wyborze Sali.

Podstawowym wyposażeniem sal konferencyjnych są projektory, pozwalające na prace nawet w świetle dziennym. W połączeniu z ekranem projekcyjnym zapewnią wysoką ostrość obrazu. Do zestawu ekran + projektor warto dołączyć kolejny istotny element wyposażenia jakim jest flipchart, który szczególnie przydaje się na mniejszych spotkaniach – szkoleniach, warsztatach, czy innych zajęciach w nielicznych grupach. Obecnie jest on standardem niemal we wszystkich szanujących się ośrodkach konferencyjnych, jednak powoli zostaje wypierany przez tablice i ekrany projekcyjne, które posiadają szereg nowoczesnych rozwiązań i funkcji ułatwiających komunikację. Kolejnym istotnym elementem wyposażenia audio-video jest sprzęt do nagłośnienia (mikrofony, głośniki), zapewniający dobrą słyszalność wszystkim zgromadzonym uczestnikom. Poza tym warto dowiedzieć się o mniej ważne, ale przydatne urządzenia, np. laptop, wskaźnik laserowy czy pilot do zmiany slajdów, a także inne elementy wyposażenia, tj. klimatyzacja, krzesła z miękkim obiciem czy wygłuszająca wykładzina.

4. Zaplecze noclegowe i gastronomiczne.

Poczęstunek w trakcie trwania konferencji jest obecnie standardem. Podstawową i najczęstszą jego formą są przerwy kawowe, ale coraz częściej organizatorzy zapewniają wyżywienie w postaci lunchu lub obiad, a przy dłuższych np. kilkudniowych spotkaniach także kolacje, zwłaszcza dla osób przyjezdnych. Warto dopytać jakimi możliwościami w tym zakresie dysponuje lokal w którym planujemy nasze spotkanie. Nie wszystkie obiekty posiadają swoje zaplecze kuchenne i w przypadku gdy dany obiekt nie możliwość wydania posiłków, warto zastanowić się nad cateringiem zewnętrznym. Po uwagę weźmy również możliwości zakwaterowania w przypadku, gdy na spotkanie zapraszamy osoby z dalszych stron. Zapewnienie wygodnego noclegu oraz smacznego posiłku z pewnością pozytywnie wpłynie na wizerunek zamawiającego lub firmy szkoleniowej.

5. Lokalizacja.

Lokalizacja to bardzo ważny aspekt, który należy wziąć pod uwagę podczas planowania konferencji czy eventu. Odległość od głównych węzłów komunikacyjnych jest częstym kryterium występujących w zapytaniach ofertowych. Sprawdźmy więc odległości do przystanków autobusowych lub tramwajowych, a także dworca kolejowego, czy portu lotniczego. Warto dopytać także o parking dla osób które zamierzają przyjechać własnym środkiem lokomocji.

Jak weryfikować jakość Sali konferencyjnej?

Przed skorzystaniem z usług, warto umówić się na spotkanie na miejscu, aby ocenić jak wszystko wygląda na żywo. Można także zasięgnąć opinii odnośnie obiektu u osób, które korzystały już wcześniej z jego usług. Nieocenionym źródłem informacji będzie też Internet i opinie, jakie na temat obiektu zamieszczają internauci na niezależnych forach internetowych lub portalach opiniotwórczych.

Pamiętajmy, że dobra organizacja i planowanie to podstawa udanego pobytu.